Regulamin ChimeTable

1. Strony i dokumenty umowy

Usługodawcą jest Bigawerk sp. z o.o., ul. Świeradowska 47, 02-662 Warszawa; KRS 0001218771, Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy KRS; NIP 5214149417, REGON 543795186, kapitał zakładowy 26 000 zł. Dalej piszemy o sobie „my”. Kontakt: kontakt@chimetable.com.

Szkoła to przedsiębiorca lub inny podmiot zamawiający ChimeTable na potrzeby działalności edukacyjnej lub szkoleniowej. W jej imieniu działa upoważniony przedstawiciel.

Warunki umowy określają ten regulamin, umowa powierzenia danych — załącznik nr 1 (dalej: DPA) oraz pakiet i pozostałe warunki zaakceptowane przy zamówieniu. Nie wymagamy podpisywania osobnego dokumentu zamówienia. Niestandardowe warunki możemy uzgodnić w indywidualnej ofercie; mają one pierwszeństwo przed regulaminem. W sprawach powierzenia danych pierwszeństwo ma DPA. Polityka prywatności wyjaśnia, jak przetwarzamy dane do własnych celów.

2. Usługa i jej rozwój

ChimeTable wspiera organizację zajęć i komunikację w zakresie wybranego pakietu i zamówionych dodatków. Do korzystania potrzebne są internet, aktualna przeglądarka z włączonym JavaScript oraz mechanizmy utrzymania sesji. Szkoła sprawdza proponowany plan zajęć przed jego wykorzystaniem i podejmuje decyzje organizacyjne.

Możemy rozwijać funkcje, interfejs i technologię. Instrukcje i zapowiedzi rozwoju nie są gwarancją niezmienności aplikacji ani dostarczenia przyszłych funkcji. Nie zmienia to uzgodnionego zakresu usługi ani wiążących informacji przekazanych przed zakupem.

O planowanym istotnym ograniczeniu zamówionego zakresu informujemy e-mailem co najmniej 30 dni wcześniej. Szkoła może zakończyć umowę przed zmianą i otrzymać zwrot niewykorzystanej przedpłaty. Nie obiecujemy funkcji zastępczej. Pilne zmiany wymagane prawem lub bezpieczeństwem mogą nastąpić wcześniej, z zachowaniem praw ustawowych. Dodatkową ochronę niektórych przedsiębiorców określa punkt 11.

3. Zawarcie umowy i bezpłatny okres próbny

Przed złożeniem zamówienia pokazujemy jego podsumowanie: zakres usługi, pakiet, cenę i daty. Przed rozpoczęciem bezpłatnego okresu próbnego pokazujemy jego warunki. Udostępniamy też regulamin i DPA do zapisania. Szkoła składa zamówienie i akceptuje dokumenty elektronicznie. Umowa zostaje zawarta z chwilą tej akceptacji. Niezwłocznie potwierdzamy ją e-mailem. Wiadomość zawiera podsumowanie zamówienia i zaakceptowane dokumenty w postaci pozwalającej zachować ich treść.

Okres próbny trwa 30 dni i obejmuje łącznie 100 jednostek SMS. Przed udostępnieniem wysyłki SMS możemy poprosić o dane Szkoły, w tym NIP, oraz dane osoby działającej w jej imieniu, i je zweryfikować. Daty okresu próbnego podajemy w potwierdzeniu. O bezpłatnym przedłużeniu decydujemy indywidualnie i informujemy e-mailem. Przedłużenie nie odnawia puli SMS, chyba że wyraźnie przyznamy dodatkowe jednostki. Po wyczerpaniu puli zatrzymujemy wysyłkę SMS; pozostały dostęp trwa do końca okresu próbnego. Niewykorzystane jednostki wygasają. DPA obowiązuje również podczas okresu próbnego.

Okres próbny nie przechodzi automatycznie w płatny abonament. Płatna kontynuacja wymaga wybrania pakietu i potwierdzenia zamówienia z ceną oraz datą rozpoczęcia opłat. Nie trzeba ponownie akceptować niezmienionego regulaminu i DPA. Bez zamówienia płatnej kontynuacji umowa kończy się wraz z okresem próbnym: wyłączamy dostęp do pracy w aplikacji, umożliwiamy odbiór danych, a następnie usuwamy konto i dane zgodnie z punktem 9 i DPA.

Szkoła zarządza uprawnieniami swoich użytkowników i zgłasza podejrzenie przejęcia konta. Każdy użytkownik korzysta z własnych danych logowania. Otrzymanie wiadomości przez ucznia lub opiekuna nie czyni go stroną płatnej umowy.

4. Pakiet, płatności i SMS

Pakiet. Szkoła wybiera pakiet z limitem uczniów. Liczymy wszystkich uczniów w jej bazie, każdą osobę raz, niezależnie od grup i zajęć. Po osiągnięciu limitu dodanie kolejnego ucznia wymaga wyboru większego pakietu; nie podwyższamy go automatycznie. Mniejszy pakiet można wybrać na kolejny okres, jeśli baza mieści się w jego limicie. Cenę i datę zmiany pakietu przedstawiamy przed jej akceptacją. Dodatki również wymagają zamówienia.

Abonament. Umowa jest bezterminowa, chyba że indywidualnie uzgodnimy inaczej. Abonament jest płatny miesięcznie z góry, a SMS ponad pakiet — po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Okresy miesięczne liczymy od daty uruchomienia płatnego pakietu wskazanej przy zamówieniu; jeśli w miesiącu nie ma odpowiadającego dnia, granicą okresu jest ostatni dzień tego miesiąca. Przed zamówieniem podajemy kwoty netto, VAT i brutto oraz sposób i termin płatności. Faktury wysyłamy elektronicznie.

SMS. Jednostka SMS to jedna część wiadomości do jednego odbiorcy przyjęta przez operatora do wysyłki. Dotyczy to także SMS wysłanego zamiast wiadomości WhatsApp. Długość i użyte znaki mogą zwiększyć liczbę części; pokazujemy ją przed wysyłką. Przyjęta wiadomość zużywa jednostki także wtedy, gdy nie zostanie doręczona. Odrzucona przed przyjęciem nie zużywa jednostek. Pula z pakietu odnawia się na każdy miesięczny okres, bez przenoszenia niewykorzystanych jednostek. Wysyłka ponad pakiet wymaga jej włączenia i ustalenia limitu wydatków. Bez tego zatrzymujemy SMS po wykorzystaniu puli; wysyłkę zatrzymujemy również po osiągnięciu limitu wydatków.

Zmiana cennika. Cena opłaconego okresu pozostaje bez zmian. O nowej cenie przyszłych okresów i dacie jej zastosowania informujemy e-mailem co najmniej 30 dni wcześniej. Szkoła może zakończyć umowę przed podwyżką. Respektujemy indywidualnie uzgodnione gwarancje ceny; sama publikacja cennika nie zmienia umowy. Wobec Szkoły objętej punktem 11 zmiana ceny wymaga ważnej przyczyny — zmiany podatków, kosztów świadczenia lub uzgodnionego zakresu — i musi być proporcjonalna do jej wpływu.

5. Obowiązki Szkoły i integracje

Szkoła odpowiada za legalność wprowadzanych danych i treści, wybór odbiorców oraz wymagane zgody na komunikację. Zarządza dostępem użytkowników i udostępnianiem informacji przez grupy oraz linki. Nie wolno udostępniać kont innym osobom, zamieszczać bezprawnych treści, naruszać cudzych praw, uzyskiwać nieuprawnionego dostępu, obchodzić zabezpieczeń, zakłócać usługi ani odsprzedawać dostępu bez naszej zgody.

Nie wolno kopiować chronionych elementów aplikacji ani dokonywać inżynierii wstecznej poza wyjątkami dopuszczonymi prawem. Nie ogranicza to legalnej migracji i interoperacyjności.

Integracje mogą wymagać konta u zewnętrznego dostawcy i przestrzegania jego warunków. Istotne ograniczenia ujawniamy przed zamówieniem. Nie gwarantujemy doręczenia ani przeczytania każdej wiadomości; ChimeTable nie jest usługą alarmową. Ograniczenia integracji nie zwalniają nas z własnych zobowiązań.

6. Reklamacje

Świadczymy usługę z należytą starannością zawodową i zapewniamy niezbędne aktualizacje bezpieczeństwa i zgodności. O istotnych planowanych przerwach uprzedzamy, gdy jest to możliwe. Nie gwarantujemy bezawaryjności ani określonego czasu naprawy.

Reklamacje przyjmujemy na kontakt@chimetable.com. Wystarczy wskazać Szkołę, opisać problem i oczekiwane rozwiązanie. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki. Jeśli stosuje się art. 7a ustawy o prawach konsumenta, odpowiedź przekazujemy na trwałym nośniku w ciągu 14 dni od otrzymania reklamacji; brak odpowiedzi w tym terminie oznacza jej uznanie.

Jeżeli istotnie nie wykonujemy umowy z przyczyn, za które odpowiadamy, Szkoła może wezwać nas do naprawy w odpowiednim terminie. Po jego bezskutecznym upływie może zakończyć umowę w niewykonywanym zakresie i otrzymać zwrot za niewykonaną usługę. Nie ogranicza to dalej idących praw ustawowych.

7. Dane, poufność i prawa

Szkoła zachowuje przysługujące jej prawa do danych i materiałów. Korzystamy z nich wyłącznie do wykonania umowy, a dane osobowe przetwarzamy zgodnie z DPA. Do rozwoju produktu możemy używać zbiorczych statystyk, które nie pozwalają zidentyfikować osób ani Szkoły. Diagnostykę opisuje polityka prywatności.

Obie strony chronią informacje poufne, również po zakończeniu umowy, dopóki pozostają poufne. Udostępniają je tylko zobowiązanym do poufności osobom i dostawcom, którzy potrzebują ich do obsługi współpracy. Ochrona nie obejmuje informacji legalnie publicznych, pozyskanych niezależnie ani ujawnień wymaganych prawem.

Umowa daje Szkole prawo korzystania z ChimeTable; nie przenosi praw do kodu, marki ani materiałów naszych lub licencjodawców.

Szkoła udziela nam niewyłącznego, nieodpłatnego prawa do pokazania jej nazwy i niezmienionego logo na naszej stronie oraz w materiałach ofertowych, wyłącznie jako informacji, że korzysta z ChimeTable. Może zrezygnować e-mailem w każdej chwili. Wtedy bez zbędnej zwłoki przestajemy używać oznaczeń i usuwamy je z kontrolowanych przez nas materiałów. Prawo to wygasa także z końcem współpracy. Publikację opinii Szkoły lub opisu wdrożenia uzgadniamy osobno.

8. Rezygnacja i zawieszenie

Szkoła może zrezygnować e-mailem ze skutkiem na koniec opłaconego okresu, bez kary; z okresu próbnego — w każdej chwili. Do tego dnia zachowuje dostęp. Zwykła rezygnacja nie powoduje zwrotu opłaty za rozpoczęty okres. Nie uchyla to zwrotów należnych na podstawie innych postanowień umowy lub prawa ani odrębnych zasad migracji z punktu 9.

My możemy wypowiedzieć umowę z 30-dniowym uprzedzeniem. Zapewniamy odbiór danych i zwracamy niewykorzystaną przedpłatę. Wobec Szkoły objętej punktem 11 wymaga to ważnej przyczyny: zakończenia usługi, utraty niezbędnych praw albo trwałej niemożności legalnego lub bezpiecznego świadczenia.

Przy zaległości w płatności wysyłamy wezwanie i dajemy dodatkowe 7 dni od jego otrzymania. Przy innym istotnym naruszeniu dajemy co najmniej 7 dni na jego usunięcie. Po bezskutecznym upływie terminu możemy proporcjonalnie ograniczyć dostęp. Możemy działać natychmiast, jeśli zwłoka grozi szkodą lub prawo nie pozwala czekać.

Informujemy o przyczynie ograniczenia i sposobie wyjaśnienia sprawy, chyba że prawo tego zabrania. Po ustaniu przyczyny przywracamy dostęp. Trwałe lub nieusunięte istotne naruszenie pozwala rozwiązać umowę natychmiast. Samo zawieszenie nie oznacza usunięcia danych; zasady ich odbioru pozostają w mocy.

9. Odbiór danych i zmiana dostawcy

Szkoła może zamówić kopię danych, przeniesienie ich do innego dostawcy lub własnego środowiska albo ich usunięcie. Wniosek składa na kontakt@chimetable.com; nie wymagamy dodatkowego okresu uprzedzenia. Uzgadniamy bezpieczny sposób przekazania. Standardowy eksport, zmiana dostawcy i wymagana prawem pomoc są bezpłatne. Prace dodatkowe wymagają osobnego zamówienia i nie warunkują wydania danych.

Eksport obejmuje dane i aktywa cyfrowe wprowadzone przez Szkołę oraz dane wytworzone przy korzystaniu z usługi: osoby, role, zajęcia, komunikację, ustawienia, relacje i metadane, również z nowych funkcji. Nie obejmuje cudzych danych, haseł i kluczy dostępu, naszego kodu ani chronionych wewnętrznych zabezpieczeń. Wyłączenia nie mogą utrudniać migracji. Informacja o eksporcie, dostępna przed zawarciem umowy, opisuje kategorie, formaty, interfejsy, ograniczenia i zabezpieczenia dostępu z innych państw. Dane przekazujemy w powszechnym formacie maszynowym, np. CSV lub JSON.

Zmianę dostawcy obsługujemy bez zbędnej zwłoki, w ciągu najwyżej 30 dni kalendarzowych od wniosku. Zapewniamy wymaganą pomoc i otwarte interfejsy, chronimy dane oraz z należytą starannością utrzymujemy ciągłość zamówionych funkcji. Informujemy o znanych ryzykach. Jeśli dotrzymanie terminu jest technicznie niemożliwe, w ciągu 14 dni roboczych od wniosku wyjaśniamy przyczynę i wskazujemy okres zastępczy, nie dłuższy niż 7 miesięcy. Szkoła może raz przedłużyć okres przejściowy o czas odpowiedni do jej potrzeb.

Po skutecznym przeniesieniu umowa kończy się w przeniesionym zakresie, chyba że Szkoła zamówi dalsze korzystanie. Potwierdzamy zakończenie e-mailem. Zwykłe opłaty obowiązują do końca świadczenia. Dane można odebrać przez co najmniej 30 dni po zakończeniu okresu przejściowego, a przy zakończeniu bez migracji — po końcu umowy. Sam odbiór jest bezpłatny i nie przedłuża dostępu do pracy w aplikacji.

Po okresie odbioru i wykonaniu terminowo złożonych wniosków usuwamy dane zgodnie z DPA, chyba że uzgodniono późniejszy termin lub prawo wymaga ich zachowania. Wcześniejsze usunięcie zamiast migracji wykonujemy po potwierdzeniu przez Szkołę skutków tej decyzji.

10. Odpowiedzialność

Odpowiadamy za wykonanie umowy na zasadach prawa polskiego, także gdy korzystamy z podwykonawców. Nie odpowiadamy za szkody w zakresie wynikającym z błędnych danych, bezprawnych instrukcji lub decyzji Szkoły ani z innych przyczyn, za które nie ponosimy odpowiedzialności.

Wobec Szkoły nieobjętej punktem 11 odpowiadamy za rzeczywistą szkodę, bez utraconych korzyści. Jeden wspólny limit obejmuje łącznie odpowiedzialność z regulaminu i DPA: średni miesięczny abonament netto. Średnią obliczamy z zakończonych płatnych okresów poprzedzających pierwsze zdarzenie powodujące szkodę, bez SMS i usług dodatkowych. Przed końcem pierwszego płatnego okresu przyjmujemy cenę wybranego pakietu. Dla zdarzeń podczas bezpłatnego okresu próbnego limit wynosi 1000 zł. Zdarzenia z tej samej przyczyny traktujemy łącznie.

Ograniczenia nie dotyczą umyślności, rażącego niedbalstwa, szkód na osobie, należnych zwrotów opłat ani odpowiedzialności, której nie można ograniczyć prawem. Nie ograniczają ustawowych środków ochrony, praw osób, uprawnień organów ani roszczeń zwrotnych z art. 82 ust. 5 RODO.

Szkoła odpowiada na zasadach ogólnych. Dochodzenie od niej kosztów roszczeń osób trzecich wymaga wykazania podstawy odpowiedzialności, szkody i związku z naruszeniem, z uwzględnieniem naszego przyczynienia. Nie przenosimy automatycznie własnych kar administracyjnych. Umożliwiamy Szkole wyjaśnienie roszczenia i nie zawieramy ugody obciążającej ją bez jej zgody.

11. Przedsiębiorca z ochroną konsumencką

Ten punkt dotyczy Szkoły prowadzonej przez osobę fizyczną, gdy umowa jest związana z jej działalnością, ale nie ma dla niej charakteru zawodowego. Obowiązuje ochrona przewidziana ustawowo; nie wymagamy zrzeczenia się tych praw.

Taka Szkoła może odstąpić od umowy zawartej na odległość w ciągu 14 dni, przesyłając jednoznaczne oświadczenie na nasz adres e-mail lub pocztowy. Należne płatności zwracamy w ciągu 14 dni od jego otrzymania, tym samym sposobem, chyba że uzgodnimy ze Szkołą inny bezkosztowy sposób. Jeżeli Szkoła wyraźnie zażąda wcześniejszego rozpoczęcia płatnej usługi po informacji o skutkach, rozliczamy proporcjonalnie prawidłowo wykonane świadczenie zgodnie z ustawą. Rozpoczęcie usługi ciągłej samo nie odbiera prawa odstąpienia; okres próbny pozostaje bezpłatny.

Szkoła zachowuje ustawowe prawa dotyczące zgodności usługi cyfrowej, doprowadzenia jej do zgodności, obniżenia ceny i odstąpienia w ustawowych przypadkach, także bez wcześniejszego żądania naprawy. Zmiany inne niż konieczne do zgodności mogą wynikać ze zmian prawa, bezpieczeństwa, technologii lub dostępności usług zewnętrznych; nie powodują dodatkowych kosztów. O zmianie istotnie i negatywnie wpływającej na dostęp lub korzystanie informujemy z odpowiednim wyprzedzeniem na trwałym nośniku. Szkoła może wtedy wypowiedzieć umowę bez okresu wypowiedzenia w ciągu 30 dni od zmiany albo późniejszego powiadomienia, chyba że zapewniamy bezpłatne zachowanie usługi zgodnej z umową w niezmienionej postaci. Umowa nie ogranicza art. 385¹–385³ i 385⁵ Kodeksu cywilnego ani rozdziałów 4, 5a i 5b ustawy o prawach konsumenta w zakresie ich zastosowania.

Dobrowolny wzór: „Do Bigawerk sp. z o.o., ul. Świeradowska 47, 02-662 Warszawa. Odstępuję od umowy ChimeTable zawartej dnia … . Imię, nazwisko, Szkoła i adres: … . Data: …”. Podpis tylko przy wysyłce papierowej.

12. Zmiany warunków i kontakt

Regulamin możemy zmienić w niezbędnym zakresie wskutek zmiany prawa lub wymagań organów, nowych usług, sposobu zawierania lub wykonywania umowy albo usunięcia niejasności. Nie działamy wstecz, nie odbieramy roszczeń i nie omijamy zasad zmiany ceny i usługi.

Nową treść, przyczynę i datę wysyłamy e-mailem co najmniej 14 dni wcześniej. Zmiany cen wymagają co najmniej 30 dni zgodnie z punktem 4. Szkoła może zakończyć umowę przed zmianą bez kosztów, ze zwrotem niewykorzystanej przedpłaty. Jeśli Szkoła nie wypowie umowy przed wejściem zmian w życie, nowe warunki stosuje się w zakresie dozwolonym prawem. Korekty bez wpływu na prawa i obowiązki nie wymagają tego trybu. DPA określa własne zasady zmian.

Oświadczenia składamy e-mailem, chyba że prawo wymaga inaczej. Strony aktualizują adresy; zachowujemy wersje zaakceptowanych warunków. Zgłoszenia bezprawnych treści i bezpieczeństwa przyjmujemy na kontakt@chimetable.com według zasad zgłoszeń.

Stosujemy prawo polskie i właściwość sądów według zasad ogólnych, z zachowaniem przepisów bezwzględnie obowiązujących. Nieważność części umowy nie uchyla reszty, o ile prawo nie stanowi inaczej.